El módulo de generación y envío formularios electrónicos, genera los formularios personalizados mediante la definición de METADATOS a partir de la información de cada empresa contenida en la Base de Datos. Inmediatamente son enviados como adjunto vía e-mail al informante de cada informante.

El usuario de la aplicación fácilmente configura la definición de “Metadatos” o diccionario de datos de acuerdo a los requerimientos de información de cada encuesta en particular. Esta definición será la base para la generación automática de formularios electrónicos tanto para la página Web como para el envío vía e-mail, fax o impresión.

Ejemplo del proceso de generación de formularios electrónicos (Excel) vía e-mail, a partir de la definición de METADATA:

En esta tabla de Metadatos se especifica para cada variable de la encuesta el tipo de datos y las validaciones y controles a aplicar durante la captura de datos. La aplicación informática completa cada celda del formulario electrónico Excel con el correspondiente campo de la base de datos, basado en esta definición de Metadatos.

Esta solución (formulario Excel) no implica los altos costos relativos al desarrollo de una interfaz de ingreso de datos y es un estándar utilizado por la amplia mayoría de los usuarios de PCs. A su vez se puede reutilizar para cumplir con todas las posibilidades de envío.

A partir de la base de datos de la encuesta (definición de METADATOS), se genera automáticamente el formulario electrónico para Internet. El resultado final es una página que accede, a través de un componente, a la base de datos de la encuesta para consultar y actualizar la información de la encuesta correspondiente. Este formulario electrónico será utilizado posteriormente por los informantes para ingresar los datos de las encuestas a través de la página Web de la Institución. Así como también, se utilizará por funcionarios de la Institución para digitar en la Intranet los datos de los formularios papel que llegan por correo o fax.

Periódicamente, el usuario genera y envía los formularios electrónicos de acuerdo al medio que se haya elegido.

En el caso de envíos vía e-mail, el usuario puede establecer el texto del mensaje del e-mail una o la cantidad de veces que lo desee. La aplicación enviará al informante correspondiente un e-mail con el formulario Excel personalizado como archivo adjunto. Para esto se utiliza la herramienta de correo electrónico (MS Outlook, por ejemplo). En la base de datos de la encuesta quedará registrado el resultado del proceso de envío. El informante que recibe el e-mail con el formulario Excel como archivo adjunto, completará la información que allí se solicita y lo enviará de vuelta a la Institución.

A aquellos informantes que reciben y envían los formularios por correo o personalmente, previamente se les imprimen los formularios correspondientes. Para esto el usuario deberá seleccionar el formato de salida “Impresora” en la pantalla del sistema. La aplicación utiliza el mismo modelo de formulario Excel que en los casos anteriores (e-mail, fax) e imprime automáticamente un formulario personalizado para cada informante.

En todos los casos los formularios Excel, antes de ser enviados, son completados automáticamente con la información de cada informante.

A los informantes que ingresan los datos a través del formulario de la página Web de la Institución se les envía un aviso por e-mail. Este aviso le anuncia a cada informante que debe completar el formulario en la dirección de Internet que allí se indica, junto con el Id. de informante y contraseña que debe utilizar para poder ingresar su información. Una vez completado el formulario por parte del informante, los datos son almacenados directamente en la base de datos de la encuesta y automáticamente se le envía al informante un e-mail como acuse de recibo de la información brindada.

El módulo de captura de formularios electrónicos procesa todos los e-mails recibidos y captura la información ingresada por los informantes en el archivo de formulario Excel adjunto. Esta información se guarda en la base de datos de la encuesta y se registra el evento por medio de la fecha y el usuario que realizó la operación.

El módulo de captura de datos a través de dispositivos móviles (PDA o handheld) permite realizar una entrevista personal utilizando una aplicación de formulario electrónico generada por el sistema. Los datos recogidos son capturados y almacenados en la base de datos central de la aplicación.

Existe un módulo de codificación automática de variables abiertas que le permite asignar el código correspondiente a cada respuesta dada por los informantes. También es posible utilizar la opción de codificación asistida, que brinda una ayuda en línea a los usuarios codificadores.

El módulo de administración de formularios permite a los usuarios conocer el estado de cada formulario. Cuándo y qué usuario los envió, el resultado del envío (exitoso o fallido), así como también, el resultado de la recepción (recibido con errores, sin errores, fallo en la recepción). Estas marcas de estado de los formularios son registradas automáticamente por la aplicación en la base de datos de la encuesta.

Este módulo de administración de formularios (herramienta de work-flow) le permitirá gestionar cada formulario a lo largo de todo el flujo del proyecto. Es decir, en todo momento podrá conocer el estado de cada formulario (enviado, recibido con errores, recibido sin errores, omiso, o los estados que Ud. desee incluir) y en qué etapa del proceso se encuentra (recogida de información, control de calidad, codificación de preguntas abiertas, análisis de datos, o las etapas que Ud. requiera).